Berawal dari pemikiran bahwa organisasi adalah sistem yang total (total system) yang terbagi pada sub-sub sistem (dimensi struktural, fungsional, dan sektoral) yang menuntut sosok yang ideal, maka kesemua komponen itu harus benar-benar berjalan secara serempak, seiring simultan dan frontal (terdepan), komunikatif dan harmonis.
Dalam pemaham itu pula, ada yang memahami bahwa organisasi sebagai keseluruhan, maka ada pengklasifikasian dan pembatasan wilayah garapan. Hampir semua ahli sepakat, bahwa organisasi ibarat sebuah telur. Kalau dianalogikan sebuah telur, administrasi adalah kulit luar yang akan menopang semua struktur telur, terutama hal-hal yang peka dan inti. Lapisan luar dimaksud adalah setelah urutan lapisan managemen, kepemimpinan, tata usaha dan human relation.
Karena administrasi sangat luas cakupannya, yang sebagai kulit luar itu, maka kemudian para ahli membagi segmentasi administrasi pada tataran proses, fungsi dan kelembagaan. Akumulasi tatanan itu adalah mengarah pada satu titik api (fokus) yaitu tujuan.
Sektor lain dari sebuah organisasi, yang juga merupakan lini penting adalah perencanaan. Perencanaan adalah upaya untuk mengurangi resiko kerugian yang akan menimpa pada organisasi yang sedang manggung. Perencanaan juga, hakikatnya adalah pemilihan dari alternatif-alternatif yang ada. Harold Koontz dan Cyril o. Donnel mengemukakan planning is the function a manager which in volyves, prosedurs and programs, perencanaan adalah fungsi seorang manajer dalam memilih tujuan, prosedur dan program. Berkenaan dengan inipun jenis perencanaan terbagi-bagi pada budget, program, prosedur, objektif dan goal.
Dalam pencapaian suatu tujuan atau target, sebagai manusia kita pasti dihadapkan pada suatu proses. Proses itu bergulir sesuai dengan zaman dan perkembangan. Hal ini, menuntut pencapaian tahap demi tahap. Karena tahapan itulah maka ada yang disebut rencana kerja (renja) jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek.
Pada tataran operasional, suatu organisasi lebih menspesifikkan keinginan (target) pada bentuk renja itu sendiri, kemudian program kerja, naskah usulan kegiatan (nuk), petunjuk pelaksanaan (juklak), juknis (petunjuk teknis) dan petunjuk-petunjuk serta pedoman lain termasuk di dalamnya rencana latihan (satuan pelajaran) dalam pembelajaran resmi di sekolah, misalnya.
Renja adalah konsepsi dari suatu tindakan yang akan dilakukan dalam pencapaian suatu tujuan yang ditetapan secara baik. Penetapannya dilakukan pada arena musyawarah. Yang acapkali kita dengar seperti musyawarah anggota, musyawarah kerja, munas, konferca, atau istilah sejenis lainnya.
Karena suatu renja bergulir dalam konstelasi waktu, maka –seolah-olah– ada kesepakatan untuk membuat prinsip-prinsip pada setiap zaman. Prinsip-prinsip dari perencanaan tersebut, harus mampu menebak secara faktual tentang berbagai permasalahan, baik yang prinsip maupun teknis, segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pencapaian tujuan.
Dalam hal ini, Hasibuan juga memberi saran yaitu: mengarah pada tujuan, efesiensi (murah dan mudah), patokan bergerak (dinamis), waktu yang direncanakan (singkat dan tepat), komunikasi lancar dan sukses. Sejalan dengan pemikiran ini, Hamzah menuliskan juga kriteria rencana yang baik, yaitu: simpel, fleksibel, stabil (mapan), faktual, rasional, kontinue, dinamis, pragmatis, akurat dan sistematis.
Lieurnya?, Inti dari perencanaan menurut Hasibuan, lanjutnya, adalah pemilihan hal-hal fundamental serta alternatif pemecahannya. Dengan demikian, rencana mengandung dua unsur yaitu tujuan dan pedoman. Berlanjut dari prinsip itu, kemudian prinsip umum perencanaan –untuk semua komponen rencana– diwujudkan pada penuangan yang menjawab 5W dan 1H.
Mungkin anda bertanya-tanya, kalau demikian apa beda renja, progja dan nuk, serta mungkin juklak dan juknis? Jawabannya, renja adalah hal yang sangat global, tidak merencanakan waktunya kapan, siapa penanggung-jawab, dan apa macam kegiatan. Progja, sebaliknya memuat itu, terutama pada tatanan waktu dan anggaran pembiayaan. Sedangkan nuk (proposal umumnya kita menyebut) lebih cenderung suatu program yang akan digulirkan pada waktu yang benar-benar terhitung, di samping rencana lain pada semua unsur yang terlibat.
Pokoke sudah oke, kalau kegiatan itu akan dilangsungkan. Juklak dan juknis sifatnya mengatur secara teknis dan detil serta terukur, bagaimana kegiatan itu dilakukan.*
Bagaimana? okey!
BAHAN BACAAN
Siagian, Sondang P., Peranan Staf dalam Managemen, Gunung Agung, 1980: Jakarta.
Ya,qub, Hamzah, Menuju Keberhasilan Managemen dan Kepemimpinan, Diponegoro, 1984: Bandung.
Hasibuan, Malayu SP. Managemen; Dasar, Pengertian dan Masalah, TP. , 1983, TT.